Actividad 12

                                                     Combinar Correspondencia

Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. por ejemplo
podemos escribir cartas personalizadas, en las que solo se repetira en todos las cartas y word.

Conceptos Previos 

Documento principal: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos:  Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.

Crear el documento principal 

•  Adrir word y tener en vetana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo
• Seleccionar de la pestaña correspondencia el menu iniciar combinacion de correspondencia. 
• Alli haz clic en la opcion pasa a paso para el asistente para cambiar correctamente.

 
                                                     La pestaña Correspondencia 

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos utilizar los botones de la pestaña correspondencia.

Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen.

Destinatarios de combinar correspondencia


Aunque tengamos los datos en un origen que no es word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún campo de combinación e incluso, podemos introducir condiciones de filtro para que sólo se combinen ciertos registros del origen en vez de todos.

• Permite ver los datos del primer registro del origen
• Permite visualizar el restro anterior 

Buscar un registro    

caundo el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto, pasando de registri a otro con botones de desplazamonto.


 Filtrar destinatarios 

Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación (por ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono, Editar lista de destinatarios a continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado del campo Ciudad y se despliega una lista con varias opciones:

(Todos): Se seleccionan todos los valores de población.

(Espacios): Se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.

(Sin espacios): Se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población.

Ordenar destinatarios

Si queremos ordenarlos destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.